Handynutzung am Arbeitsplatz – Ein Leitfaden: Was ist erlaubt und was nicht?

Kurz einen Termin bestätigen, einen kleinen Beitrag posten oder auf WhatsApp antworten; Arbeitsplätze sind ohne Smartphones kaum noch vorstellbar. Doch während diese Geräte in vielen Bereichen die Produktivität steigern, können sie auch zu Ablenkungen führen. Welche Regeln gelten für die Nutzung privater Handys im Büro? Dieser Leitfaden klärt auf, welche Praktiken akzeptabel sind und welche Grenzen Arbeitgeber setzen dürfen, um einen effizienten und rechtlich abgesicherten Betriebsablauf zu gewährleisten.

Rechtlicher Rahmen

In Deutschland gibt es keine generelle gesetzliche Regelung, die die private Handynutzung am Arbeitsplatz verbietet. Die Handhabung dieser Angelegenheit obliegt größtenteils den Arbeitgebern, die im Rahmen ihres Weisungsrechts nach § 106 der Gewerbeordnung (GewO) Richtlinien festlegen können. Diese allgemeinen Regelungen sollten jedoch alle Arbeitnehmer kennen:

• Allgemeines Verbot während der Arbeitszeit: Arbeitgeber können die private Nutzung von Smartphones während der Arbeitszeit verbieten, wenn die Produktivität dadurch nachweislich behindert wird. Dies schließt Aktivitäten wie das Versenden von Nachrichten, das Surfen im Internet und soziale Medien ein.
• Ausnahmen in Notfällen: Trotz eines allgemeinen Verbots müssen Vorgesetzte in der Regel die Handynutzung in Notfällen gestatten, beispielsweise bei dringenden familiären Angelegenheiten.
• Nutzung während der Pausen: Während der Pausen ist es Arbeitnehmern erlaubt, ihre Handys zu benutzen, da der Arbeitgeber in dieser Zeit nicht vorschreiben darf, wie die Mitarbeiter ihre freie Zeit verbringen.
• Sicherheitsbedenken und Datenschutz: In bestimmten Arbeitsbereichen, insbesondere wo sensible Daten verarbeitet oder spezielle technische Anlagen betrieben werden, können strengere Handyverbote gelten. Diese Handhabung dient zur Vermeidung von Datenschutzrisiken oder technischen Störungen.
• Kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats: Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat festgestellt, dass Arbeitgeber die private Handynutzung am Arbeitsplatz ohne die Zustimmung des Betriebsrats verbieten können, da dies als Teil des allgemeinen Weisungsrechts gilt und vorrangig das Arbeitsverhalten betrifft.
• Handyaufladungsverbot am Arbeitsplatz: Wer am Arbeitsplatz sein Handy aufladet, kann dafür abgemahnt werden. Wenn Mitarbeiter im Betrieb ungefragt ihr privates Smartphone laden, begehen sie nach sogar einem § 248c StGB eine Straftat.

Unternehmenspolitik

Jedes Unternehmen hat interne noch mal eigene Richtlinien im Bereich der Handynutzung geregelt, um den betrieblichen Anforderungen sowie der jeweiligen Unternehmenskultur gerecht zu werden. Diese sollten klar definiert sein und die Rechte der Mitarbeiter sowie die betrieblichen Notwendigkeiten berücksichtigen. Dabei können sie das Ausmaß der Handynutzung, zugelassene Zeiten und Zonen sowie spezielle Anwendungen, die beruflich genutzt werden dürfen, festlegen.

Beispiele für branchenspezifische Richtlinien umfassen:

• Produktionsunternehmen: Oft verbieten diese Firmen die Nutzung von Handys in Produktionsbereichen, um die Sicherheit zu gewährleisten und Störungen von sensiblen Maschinen zu vermeiden.
• IT- und Technologieunternehmen: In diesen Branchen wird die Nutzung von Smartphones häufig für berufliche Aufgaben erlaubt, jedoch können Einschränkungen bezüglich der Nutzung in Besprechungsräumen oder während der Kernarbeitszeiten gelten, um die Konzentration und den Datenschutz zu fördern.
• Dienstleistungssektor: Hier kann die Handynutzung während der direkten Kundeninteraktion eingeschränkt sein, um Professionalität und Kundenzufriedenheit zu sichern.

Um sicherzustellen, dass solche Richtlinien wirksam umgesetzt werden, ist eine klare Kommunikation durch Schulungen und Aushänge sowie deren konsequente Anwendung durch das Management entscheidend. Für Angestellte und Interessenten, die bewerten möchten, wie gut ein Arbeitgeber seine Unternehmenspolitik umsetzt, bietet Gowork DE eine Plattform, auf der sie Bewertungen zu Arbeitsbedingungen, Gehältern, Leistungen und der Arbeitsumgebung einsehen können. Dies kann eine wertvolle Ressource sein, um ein umfassendes Bild von der Unternehmenskultur verschiedener Arbeitgeber zu erhalten.

Erlaubte Nutzung

Um einen besseren Überblick zu erhalten, folgen hier alle Punkte, die Mitarbeitern gewährt, definitiv Ihr Smartphone zu verwenden:

Allgemeine Nutzung:

• Notrufe: Einsatz des Handys im Falle von Notlagen ist grundsätzlich gestattet.
• Dringende familiäre Angelegenheiten: Kurze Anrufe oder Nachrichten in dringenden persönlichen Fällen sind üblicherweise erlaubt.
• Nutzung während der Pausen: Mitarbeiter dürfen ihre Smartphones in der Mittagspause oder während anderer offizieller Pausenzeiten frei verwenden.
• Freizeitnutzung: Vor Arbeitsbeginn oder nach Arbeitsende steht die Nutzung des eigenen Smartphones dem Mitarbeiter frei.

Berufliche Nutzung:

• Kommunikation: Nutzung für berufsbezogene E-Mails, Anrufe und Messaging.
• Kalendermanagement: Synchronisation beruflicher Termine und Veranstaltungen über Smartphone-Kalender.
• Teilnahme an Online-Meetings: Verwendung von Apps wie Zoom oder Microsoft Teams für virtuelle Besprechungen.
• Projektmanagement-Tools: Einsatz von Apps wie Asana und Trello zur Verwaltung und Überwachung von Projektaufgaben.
• Effizienzsteigernde Apps: Nutzung von Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams zur Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit.

Nicht erlaubte Nutzung

Neben den offiziell erlaubten Aktivitäten mit dem Handy folgen nun wie alle offiziellen Verbote, für die Mitarbeiter das Handy definitiv nicht gebrauchen dürfen:

Fälle für unzulässige Nutzung:

• Soziale Medien: Die Nutzung von sozialen Netzwerken wie Facebook, Instagram, Twitter oder Snapchat kann während der Arbeitszeit untersagt sein, es sei denn, sie ist Teil der beruflichen Aufgaben.
• Persönliche E-Mails: Das Beantworten persönlicher E-Mails während der Arbeitszeit kann ebenfalls verboten sein.
• Spiele und Unterhaltungsapps: Das Spielen von Videospielen oder der Gebrauch von Unterhaltungsapps gilt in der Regel als unerlaubt.
• Streaming von Videos und Musik: Das Streamen von Video- oder Musikinhalten kann verboten sein, besonders wenn es die Bandbreite des Unternehmensnetzwerks belastet.
• Online-Shopping: Persönliche Einkäufe auf E-Commerce-Plattformen während der Arbeitszeit sind ebenfalls nicht gestattet.

Konsequenzen von Missbrauch und unerlaubter Inanspruchnahme:

• Verwarnungen: Mitarbeiter, die gegen die Handy-Richtlinien verstoßen, können mündliche oder schriftliche Verwarnungen erhalten.
• Abmahnungen: Wie bereits erwähnt, können, weil wiederholte Verstoßungen, formelle Abmahnungen ausgesprochen werden.
• Kündigung: In schwerwiegenden Fällen oder bei fortgesetztem Missbrauch kann dies sogar zu einer Kündigung führen.
• Leistungsüberprüfungen: Missbrauch der Handynutzung kann auch zu verstärkten Überwachungen oder Bewertungen der Arbeitsleistung führen.

Überwachung und Datenschutz

Die Zulässigkeit von Überwachungsmaßnahmen am Arbeitsplatz wird durch strenge gesetzliche Vorgaben reguliert. Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist jegliche Art der Überwachung, die personenbezogene Daten betrifft, nur unter spezifischen Bedingungen erlaubt. Arbeitgeber müssen nachweisen, dass solche Maßnahmen zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich sind, ohne die Rechte und Freiheiten der Beschäftigten unangemessen zu beeinträchtigen. Dazu zählt beispielsweise die Überwachung zur Sicherstellung der Netzwerksicherheit oder zur Verhinderung von Betrugsfällen.

Gleichzeitig muss der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass die Überwachung angemessen und so minimal wie möglich erfolgen muss. Transparenz ist hierbei ein Schlüsselelement: Arbeitnehmer müssen über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung informiert werden. Weiterhin müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle erhobenen Daten sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Compliance-Maßnahmen umfassen die regelmäßige Überprüfung der Überwachungstechnologien und -praktiken, um deren Konformität mit den Datenschutzgesetzen sicherzustellen.

Diese Rahmenbedingungen zielen darauf ab, ein Gleichgewicht zwischen den betrieblichen Anforderungen und den individuellen Rechten der Angestellten zu schaffen.

Richtlinien effektiv umsetzen

Folgende Tipps helfen sowohl Arbeitgebern als auch Mitarbeitern, eine produktive und respektvolle Arbeitsumgebung zu fördern, in der die Handynutzung angemessen verwaltet wird.

Für Arbeitgeber

• Klare Kommunikation der Richtlinien ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Regeln verstehen. Dies kann durch Mitarbeiterversammlungen, Handbücher oder interne Newsletter erreicht werden.
• Schulungen anbieten, um die Bedeutung der Richtlinien zu unterstreichen und etwaige Unklarheiten zu beseitigen.
• Konsequente Durchsetzung der Richtlinien gewährleisten, um Glaubwürdigkeit und Fairness zu sichern.
• Feedback-Möglichkeiten schaffen, damit Mitarbeiter Rückmeldungen zu den Richtlinien geben können, was zur Verbesserung beitragen kann.

Für Mitarbeiter:

• Verständnis für die Bedeutung der Handy-Richtlinien entwickeln, insbesondere hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Sicherheit und Produktivität am Arbeitsplatz.
• Privatsphäre anderer respektieren, besonders in Bereichen, in denen Vertraulichkeit erforderlich ist.
• Pausenzeiten für persönliche Anrufe oder soziale Medien nutzen, um die Einhaltung der Richtlinien zu gewährleisten.